POLITICA DE PRELUCRARE
A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
ÎN CADRUL TERMOHABITAT S.R.L.
INTRODUCERE:
Prezentul document (la care ne vom referi în cele ce urmează ca fiind ”Politica”) oferă o descriere generală a modului în care TERMOHABITAT S.R.L. (la care ne vom referi în cele ce urmează ca fiind ”Compania” sau ”Operatorul”), în calitate de operator de date cu caracter personal, prelucrează date cu caracter personal ale persoanelor fizice externe Companiei (ex.: clienți, furnizori, colaboratori, vizitatori, etc.).
Compania procesează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, emis de Consiliul Uniunii Europene și Parlamentul European.
Politica include informații despre: identitatea operatorului de date, categoriile de date personale procesate, sursele din care sunt colectate datele, metodele de prelucrare, scopurile și baza legală a prelucrării, destinatarii datelor, drepturile persoanelor vizate și alte informații relevante.
DEFINIȚII:
Următorii termeni prevăzuți în prezenta politică se definesc după cum urmează:
date cu caracter personal = orice informație care privește viața personală, profesională și publică a unei persoane fizice identificate sau identificabile (ex.: nume, prenume, adresa de domiciliu, data și locul nașterii, semnătura, adresa de email, înregistrări fotografice și video, locația, etc.);
persoane vizate = persoanele fizice identificate sau identificabile a căror date cu caracter personal sunt prelucrate de către un operator;
persoane împuternicite = persoane fizice sau juridice, autorități publice, agenții sau alte organisme care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;
prelucrare = orice operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, cum ar fi, dar fără a se limita la: colectarea, înregistrarea, stocarea, modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea, diseminarea, restricționarea sau distrugerea;
operatori = persoanele fizice sau juridice, autorități publice, agenții sau alte organisme care, singure sau împreună cu altele, stabilesc scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal.
DATELE DE IDENTIFICARE ȘI CONTACT ALE OPERATORULUI:
TERMOHABITAT S.R.L.:
sediul social: comuna Pătrăuți, str. Aurel Vlaicu, nr. 1195B, județul Suceava;
înregistrare în registrul comerțului: J2012000822337;
CUI: 30688468;
număr telefon: 0374 650 000;
email: termohabitat@gmail.com.
CATEGORIILE DE PERSOANE VIZATE:
În sensul prezentei Politici, vă informă că Operatorul prelucrează datele cu caracter personal ale următoarelor categorii de persoane vizate:
persoanele fizice care au calitatea de clienți, furnizori sau colaboratori ai Companiei, ori calitatea de reprezentanți și/sau angajați ai clienților, furnizorilor și colaboratorilor Companiei persoane juridice;
persoanele fizice care au calitatea de reprezentanți și/sau angajați ai autorităților sau instituțiilor publice cu care Compania interacționează în scopul desfășurării activității;
persoanele fizice care doresc să se angajeze în cadrul Companiei;
persoanele fizice care vizitează sediul, punctele de lucru și/sau website-ul administrat de Companiei (termogabitat.ro).
CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE:
În funcție de categoria de persoane vizate din care faceți parte, Operatorul prelucrează următoarele categorii de datele cu caracter personal:
date de identificare (ex.: nume, prenume, domiciliu, etc.).
date privind mijloace de comunicare la distanță (ex.: număr de telefon, adresa de email, conturi platforme sociale, etc.);
datele generate din navigarea dvs. pe website-urile Companiei, colectate prin intermediul cookie-urilor și a tehnologiilor similare (IP, durata vizitei, interacțiunile dvs. pe aceste website-uri, etc.);
date referitoare la locul de muncă și modul în care vă desfășurați activitatea (ex.: funcția, locul de muncă, sarcinile de serviciu, etc.);
date grafoscopice (ex.: semnătura dumneavoastră aplicată pe un contract sau document comunicat Companiei, etc.);
date financiare (ex.: informațiile bancare ale clienților, furnizorilor sau partenerilor, date privind plăți efectuate Companiei, etc.).;
date privind opiniile dumneavoastră (ex.: recenziile oferite de dvs. privind produsele și serviciile furnizate de Companie, etc.);
date de localizarea și fizionomice (înregistrările video efectuate de camerele de monitorizare instalate la sediul și punctele de lucru ale Companiei);
SURSELE DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Sursele din care Operatorul obține datele dvs. cu caracter personal variază în funcție de situație și pot include:
date furnizate de dvs. (ex.: prin crearea unui cont pe website-urile Companiei, prin transmiterea unei corespondențe semnate sau a unui CV în vederea angajării, etc.);
date furnizate de angajatorul dvs. (ex.: datele ne sunt comunicate în scopul inițierii unor negocieri sau semnării unor înscrisuri ce privesc afacerile angajatorului, etc.);
date furnizate de alte persoane/entități care dețin datele dvs. (ex.: datele ne sunt comunicate de un partener comercial în scopul recomandării unor servicii pe care dvs. le prestați, datele ne sunt comunicate de o companie de recrutare în vederea angajării în cadrul Companiei, etc.)
date obținute din surse publice unde se regăsesc datele dvs. (ex.: datele identificate obținute prin consultarea Oficiului Registrului Comerțului, OCPI, etc.).
MODUL DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL:
Operatorul prelucrează datele cu caracter personal, prin intermediul angajaților săi sau persoanelor împuternicite, în următoarele moduri:
colectarea (ex.: Compania primește înscrisuri ce cuprind date personale ale emitentului, Compania solicită informații de la instituțiile statului, etc.);
înregistrare (ex.: Compania înregistrează datele de contract ale clienților, furnizorilor și partenerilor într-o baza de date destinată corespondenței, etc);
stocare (ex.: Compania arhivează contracte comerciale, corespondența juridică, email-urile primit de la dvs., etc.);
modificare (ex.: Compania modifică datele dvs. de contact în baza de date în măsura în care ne comunicați asemenea modificări, etc.);
vizualizare (ex.: Compania consultă periodic înscrisurile contractuale, etc.);
criptare (ex.: Compania criptează documente electronice sau email-uri., etc.);
transmitere/divulgare (ex.: Compania comunică datele dvs. unui salariat al Companiei, curierului sau unui partener comercial, etc.);
ștergere/distrugere (ex.: la finalul perioadei de stocare a datelor, Compania șterge datele dvs. de contract, distruge înscrisurile contractuale, etc);
alte operațiuni (ex.: la cererea dvs., Compania anonimiză datele personale din înscrisurile contractuale, etc).
PRINCIPIILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL:
Operatorul prelucrează datele cu caracter personal cu respectarea următoarelor principii:
datele sunt prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoanele vizate;
datele sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
datele prelucrate sunt adecvate, relevante, exacte și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;
datele sunt păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate;
datele sunt prelucrate într-un mod care asigură confidențialitatea și securitatea adecvată a informațiilor.
SCOPUL ȘI TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRĂRII:
Operatorul prelucrează datele cu caracter personal pentru următoarele motive (după caz):
inițierea și susținerea unor negocieri comerciale;
redactarea documentelor contractuale;
executarea contractelor încheiate;
înțelegerea cerințelor și tendințelor unor piețe de profil;
îmbunătățirea serviciilor și produselor oferite de Companie;
funcționarea website-urilor administrate de Companie;
organizarea activității Companiei din punct de vedere comercial, marketing, IT, financiar, resurse umane, etc.;
protejarea intereselor vitale ale persoanelor vizate sau ale altei persoane fizice;
protejarea și realizarea drepturilor și intereselor noastre legitime;
îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public;
îndeplinirea unor obligații impuse de lege.
PERIOADA DE STOCARE:
Operatorul stochează datele cu caracter personal numai pentru perioada necesară realizării scopurilor expuse mai sus, care variază de la caz la caz, în funcție de o serie de circumstanțe (ex. categoria de date furnizate, obligațiile legale incidente, scopul furnizării, scopul prelucrării, etc).
PRELUCRAREA DATELOR DE CĂTRE ÎMPUTERNICIȚI:
Operatorul folosește persoane împuternicite în scopul prelucrării anumitor categorii de date cu caracter personal:
furnizorul de serviciile contabile;
furnizorul de servicii de pază la sediul/punctele de lucru ale Companiei;
furnizorul de serviciile de monitorizare video la sediul/punctele de lucru ale Companiei;
furnizorul de serviciile de găzduire ale domeniilor de internet și email-urilor;
furnizorul de servicii juridice;
furnizorul de servicii de consultanță în afaceri;
furnizorul de servicii de marketing și publicitate.
Împuterniciții desemnați de Operator vor prelucra datele cu caracter personal furnizate de operator cu respectarea următoarele obligații:
vor efectua prelucrarea în conformitate cu prevederile contractului și instrucțiunilor furnizate de Companie;
vor lua măsurile tehnice și organizatorice necesare pentru a asigura securitatea și confidențialitatea datelor;
vor răspunde prompt solicitărilor formulate de Companie și vor oferi suport în orice demers privind exercitarea drepturilor de către persoanele vizate;
la încetarea efectivă a contractului, sau, oricând pe parcursul executării, la cererea Companiei, vor șterge, după caz, vor restitui datele furnizate de Companie și vor șterge copiile existente (cu excepția cazului în care există o obligație legală de arhivare a acestora);
vor furniza, la cererea Companiei, toate informațiile și documentele necesare dovedirii respectării obligațiilor privind modul de prelucrare a datelor.
DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE:
Persoanele vizate au următoarele drepturi cu privire la datele cu caracter personal prelucrate de Operator:
dreptul de acces și consultare a datelor;
dreptul de a face opozite împotriva prelucrării datelor, până la clarificare temeiului legal al prelucrării, ori împotriva folosirii datele cu caracter personal in scopuri de marketing;
dreptul de a obține rectificarea sau completarea datelor inexacte sau incomplete.
dreptul de a restricționa prelucrarea datelor, până rectificarea datelor inexacte sau până la clarificarea legalității prelucrării datelor;
dreptul de a obține ștergerea datelor în anumite cazuri (nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost prelucrate; retragerea consimțământului, dacă acesta este temeiul juridic al prelucrării; opoziția justificată față de prelucrarea datelor în interes public sau în interesul legitim al operatorului; datele au fost prelucrate nelegal sau exista o obligație legală de ștergere.
dreptul de portare a datelor către alt operator, într-un format structurat, utilizat în mod curent.
dreptul de a solicita informații privind: datele prelucrate, modul de prelucrare, scopurile prelucrării, destinatarii datelor, perioada prelucrării sau criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă și drepturile persoanelor vizate.
dreptul de a se adresa cu o reclamație la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
Pentru clarificări sau în scopul exercitării acestor drepturi, persoanele vizate se vor adresa cu o cerere scrisă, prin email sau la adresa de corespondență Companiei:
adresă corespondență: comuna Pătrăuți, str. Aurel Vlaicu, nr. 1195B, județul Suceava;
Operatorul are dreptul de a modifica unilateral această politică (ex.: ca urmare a unor modificări legislative sau schimbării scopurilor prelucrării datelor cu caracter personal, etc.), fără a vă afecta, în niciun fel, drepturile și interesele legitime în materia protecției datelor cu caracter personal.
